Contenido
- Cómo configurar Excel 2007 y Excel 2010 para ignorar las celdas vacías al crear un gráfico o gráfico
- Método 1: configurar cómo Excel trata las celdas ocultas y vacías
- Método 2: use una fórmula para convertir celdas vacías en # N / A
- Terminando
Robbie escribe principalmente sobre Skyrim, pero también ocasionalmente arroja luz sobre las rarezas de las aplicaciones de Microsoft como Excel y Outlook.
Cómo configurar Excel 2007 y Excel 2010 para ignorar las celdas vacías al crear un gráfico o gráfico
Este es un problema que tuve yo mismo, donde quería crear un gráfico cuando la mayoría de las celdas en el rango que desea registrar están en blanco (contiene celdas vacías).
Para resolver esto y crear un gráfico que muestre los datos correctamente, puede tener la tentación, como lo hice yo en el pasado, de copiar los valores de los datos en un nuevo rango para que los datos sean contiguos (sin espacios). Esto puede llevar mucho tiempo y ser muy molesto, especialmente si la cantidad de datos es grande. Se supone que Excel nos facilitará la vida colectiva, así que decidí buscar una solución a este problema que implicaba la menor cantidad de trabajo manual adicional posible.
En mi caso, estaba interesado en graficar los promedios semanales del número de ventas diarias que hizo mi equipo. Cuando creé un gráfico seleccionando el rango de datos, todo lo que obtuve fue un gráfico sin datos.
Veremos dos métodos para resolver esto:
- Cómo cambiar la forma en que el gráfico trata con celdas en blanco o vacías
- Cómo usar una fórmula para cambiar el contenido de celdas vacías a # N / A (Excel ignora las celdas con # N / A automáticamente cuando crea un gráfico)
En la siguiente figura, puede ver:
- Los datos que utilizo para crear los gráficos (a la izquierda)
- El cuadro inicial en blanco (arriba a la derecha)
- La tabla completa (abajo a la derecha)
Método 1: configurar cómo Excel trata las celdas ocultas y vacías
El primer método que vamos a utilizar para crear un gráfico que muestre los datos correctamente es cambiar la forma en que Excel 2007 y Excel 2010 tratan las celdas vacías en los gráficos.
De forma predeterminada, en un gráfico, cuando Excel ve una celda vacía, crea un espacio. Cuando tiene un rango de datos con más celdas vacías que celdas con datos, esto significa que Excel crea efectivamente un gráfico lleno de espacios.
Para comenzar, necesitamos crear un gráfico de las ventas semanales promedio.
- Creamos un gráfico de líneas seleccionando los datos en B3: B31 y D3: D31 (haga clic y mantenga presionado el control clave para seleccionar columnas que no son adyacentes)
- Haga clic en el Insertar pestaña y seleccione la Línea botón en el Gráficos agrupar y seleccionar Línea
Ahora que tenemos el gráfico creado, necesitamos cambiar la forma en que Excel trata las celdas vacías. Para hacer esto:
- Botón derecho del ratón el gráfico y elige Seleccionar datos
- Hacer clic Celdas ocultas y vacías
- Brechas es la configuración predeterminada como discutimos antes
- Cero en nuestro ejemplo dará como resultado que los datos se grafican como valorcero, cero, cero, cero, cero, cero, valor
- Conectar puntos de datos con línea hace exactamente lo que dice, conecta puntos de datos juntos
La siguiente figura muestra nuestro gráfico creado usando Cero (izquierda) y Conectar puntos de datos con línea (derecho). Brechas ya vimos con el cuadro en blanco de arriba.
- También arreglé el eje horizontal por clic derecho y seleccionando Eje de formato
- Bajo la Opciones de eje pestaña, cambié la Unidad mayor a 7 días fijos
- Cambié el Eje de posición a En marcas de garrapatas para que mostrara la fecha completa
Método 2: use una fórmula para convertir celdas vacías en # N / A
El segundo método para asegurarse de que Excel grafica los datos que contienen un gran número de espacios o celdas vacías correctamente es utilizar una fórmula. Para lograr esto, usaremos el hecho de que cuando Excel ve # N / A en una celda, no lo incluye en un gráfico. La fórmula que usaremos en E3 es:
= SI (D3 = "", # N / A, D3)
La SI La función mira el contenido de la celda D3 y SI D3 es igual a “” (en otras palabras, una celda en blanco), luego cambia la celda actual a # N / A. Si Excel encuentra algo en la celda, simplemente copiará la celda. Por ejemplo, copiará el contenido de D3 a E3.
Tengo un artículo que analiza el SI función con mayor detalle. También cubro el uso SI ERROR para suprimir los errores esperados y el uso SI con las funciones lógicas Y, O y NO. Se puede encontrar aquí:
- A continuación, copio la fórmula en la columna E.
- Luego creo un gráfico exactamente como lo hicimos anteriormente usando las fechas en la columna B y los resultados de las fórmulas en la columna E
Como puede ver en la figura anterior, el gráfico muestra correctamente los datos, aunque Excel está usando Mostrar celdas vacías como Brechas (la configuración predeterminada para todos los gráficos creados en Excel 2007 y Excel 2010).
Luego, ordenaríamos el gráfico como lo hicimos anteriormente,
- Ordenando el eje horizontal
- Eliminando el Leyenda
- Añadiendo un Título (haga clic en el Diseño pestaña con el gráfico seleccionado, elija la Titulo del gráfico y seleccione el tipo de título que prefiera)
Terminando
A menudo, los datos provienen de hojas de cálculo sobre las que no tiene control y no siempre están formateados exactamente como le gustaría. En lugar de volver a editar los datos para que se ajusten a lo que desea que haga, siempre es mucho mejor y más rápido que Excel solucione cualquier desafío de formato que puedan tener los datos y produzca los resultados que desea sin una edición manual significativa de su parte.
En este artículo, analizamos un problema con el que me encuentro a menudo:
Cómo crear gráficos utilizando datos que contienen una gran cantidad de celdas en blanco. Analizamos dos métodos para resolver esto:
- Cambiar la forma en que Excel trata las celdas vacías en el propio gráfico
- Utilizando SI declaraciones para cambiar celdas en blanco a # N / A (Excel 2007 y Excel 2010 ignoran las celdas que contienen # N / A al crear gráficos)
Utilizando SI Las declaraciones en una fórmula son más flexibles que cambiar la forma en que Excel maneja las celdas vacías en un gráfico, ya que puede pedirle que cambie cualquier cosa a # N / A, no solo a celdas vacías. Esto significa que si recibe hojas de cálculo con basura o datos que no desea, también puede hacer que Excel las ignore con el fin de crear un gráfico a partir de los datos.
Espero que este artículo le haya resultado útil e informativo. ¡No dude en dejar cualquier comentario que pueda tener a continuación y muchas gracias por leer!
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