Preservación digital para futuros genealogistas

Contenido

• Almacenamiento digital
• Curación
• Consejos de preservación digital
• Preparado para el futuro
• Recomendaciones de formato
• Obsolescencia de la aplicación
• Formatos de archivos multimedia
• Imagenes
• Videos
• Audio
• Formatos de documentos
• ¿Debo escanear documentos?
• Opciones de medios de almacenamiento para el archivo de datos digitales
• ¿Cómo puedo cambiar el formato de varios documentos digitales?
• Opciones para medios de almacenamiento
• Correo electrónico
• Secuestro de datos
• ¿Qué medio de almacenamiento debo utilizar para datos digitales?
• Mis recomendaciones
• ¡Ayudar! No puedo leer desde mi dispositivo de almacenamiento

Simon ha estado involucrado en el desarrollo de software desde los días de la cinta de papel. Ha desarrollado software de nicho para la gestión de la información.

Almacenamiento digital

El almacenamiento digital de cualquier cosa es notablemente económico y eficiente: el precio que se paga por esto es la separación del medio de almacenamiento digital del mecanismo de entrega, que es una aplicación que se ejecuta en un dispositivo separado. La grabación de sonido ha vivido con esto desde sus inicios, pero la simplicidad de la codificación (bamboleos en un surco en espiral o magnetización en un cable o cinta) significaba que las máquinas para decodificar la grabación eran bastante simples, incluso si la fidelidad era pobre. Todo lo que esté escrito o impreso en papel no necesita más que luz para que sea accesible, pero el almacenamiento digital de datos requiere un medio para acceder a los bits que comprenden los datos y luego una aplicación que se ejecuta en un dispositivo informático y una pantalla visual o de audio para almacenar datos accesibles.

Curación

El término curación significa "la selección y el cuidado de los objetos que se mostrarán ..." y generalmente se aplica a las colecciones de objetos en galerías, bibliotecas, museos y archivos. El término también se aplica a los archivos personales y, en la mayoría de los casos, se suele omitir la parte de selección del proceso. Esto se debe a que los archivos digitales pueden contener decenas de miles de objetos y el esfuerzo por revisar todos estos objetos para determinar el interés de las generaciones venideras es enorme. Es mucho más fácil decir "Me quedaré con todos y dejaré la clasificación a quienes quieran verlos en el futuro". El bajo costo del almacenamiento fomenta esta actitud.

Pero, ¿realmente quieres conservar las 10 imágenes muy similares de todas las personas en la reunión familiar del año pasado y las copias de seguridad de todas estas imágenes? ¿Y alguien aparte de ti sabrá quiénes eran todos? El software puede ayudar. Encontrar copias exactas de archivos (y, opcionalmente, eliminar copias no deseadas) es sencillo para las computadoras modernas, y hay una serie de aplicaciones para este propósito diseñadas para PC y Mac. Una revisión de 2018 cubre muchos de ellos. Uno de los productos recomendados, Duplicate Cleaner Pro, incluye la capacidad de detectar fotos similares pero no idénticas y, por lo tanto, aborda el problema de identificar múltiples vistas de la misma escena.También hay una serie de productos especializados en la tarea de identificar fotos similares, pero no idénticas, que se revisan aquí.

Reconocer diferentes fotos de las mismas personas es ahora un bien disponible como servicio web. Muchos proveedores de almacenamiento de imágenes en la nube (como Google Photos) lo ofrecen, pero es posible que las anotaciones que proporciona solo estén disponibles dentro de la aplicación de almacenamiento en la nube. Hay una serie de aplicaciones de escritorio (Windows Photos, la ahora desaparecida Picasa y Photo Gallery) que ofrecen etiquetado de fotos con nombres utilizando funciones de reconocimiento facial. Picasa y Photo Gallery almacenaron los resultados en metadatos de archivos donde, en principio, otras aplicaciones pueden acceder a ellos y se mantendrán con el contenido de la imagen. Sin embargo, Windows Photos (solo para Win 10) parece ser la única aplicación de escritorio actual que ofrece reconocimiento facial. Sin embargo, la información del nombre que genera a partir del reconocimiento facial no se almacena en los metadatos del archivo, sino en la base de datos de Fotos de Windows, por lo que estos datos no están disponibles fuera de Fotos de Windows.

Consejos de preservación digital

El campo de la preservación digital está ocupado principalmente por instituciones culturales, pero hay varios libros sobre archivo y preservación digital personal e incluso una conferencia anual sobre el tema.

Un libro de 2017 sobre el tema es "Managing the Digital You" de Melody Condron. Proporciona una guía completa para organizar la vida digital desde la perspectiva de un bibliotecario y es excelente en cuanto a principios organizativos. Cada capítulo del libro contiene referencias, a menudo a fuentes primarias, pero los antecedentes no técnicos del autor a veces dan como resultado estudios inaplicables e intereses creados que influyen en los consejos dados, particularmente en el área de los medios de almacenamiento. Estos se tratan más adelante en este artículo.

Las instituciones culturales, incluido el archivo en sus informes, a veces incluyen consejos para las personas sobre la preservación digital, generalmente en relación con las convenciones de nomenclatura de archivos y la necesidad de mantener varias copias en diferentes ubicaciones. Se pueden encontrar ejemplos de tales consejos en la Biblioteca del Congreso de EE. UU., La Universidad de Michigan y la Universidad de Tufts. Ninguno de los consejos parece abordar el problema actual de los dispositivos de visualización de imágenes que no brindan acceso a los nombres de los archivos o la dificultad de mantener el acceso al almacenamiento en la nube.

Preparado para el futuro

La rápida evolución de los medios de almacenamiento y las aplicaciones dificulta la conservación de algo digital durante más de una década. Hay algunas aplicaciones que abordan el problema de hacer que los datos digitales sean accesibles durante largos períodos de tiempo, principalmente basados ​​en Linux. Perkeep es uno de ellos y su sitio web resume los problemas que trata, además de describir software con objetivos similares y algunas historias sobre la pérdida de datos en línea. El sitio web señala que es muy probable que sea útil para programadores o personas con conocimientos técnicos y advierte a los usuarios que esperen errores y funciones sin terminar. Una publicación de febrero de 2019 en su blog advierte a los usuarios de la disminución de los recursos, por lo que, a menos que esté interesado en unirse a la comunidad de desarrolladores (Perkeep es de código abierto), probablemente esta no sea una aplicación que valga la pena usar.

En el ámbito del almacenamiento, los disquetes, las unidades Zip y las cintas DAT alguna vez fueron algo común, pero ahora recuperar los datos que contienen es una actividad especializada y costosa. Los CD y DVD probablemente seguirán el mismo camino, mientras que los discos Blu-Ray son compatibles con versiones anteriores de DVD y CD, no hay garantía de que los medios de almacenamiento futuros lo sean.

El medio de almacenamiento más "preparado para el futuro" es probablemente el que tiene menos componentes electrónicos. El almacenamiento óptico en un disco DVD cumple con ese criterio. Sin embargo, aún quedan opciones por hacer: discos de una o dos capas, de archivo o estándar. Estos se comentan con más detalle más adelante.

Recomendaciones de formato

El mejor formato de almacenamiento de archivos es simplemente el más utilizado y que cumple con los requisitos técnicos, ya que cualquier migración necesaria estará más disponible para estos formatos. Para imágenes, esto significará formato JPEG, para videos, MP4 y grabaciones de sonido MP3. Microsoft Word y Adobe PDF son los dos formatos de documentos más comunes. Desde una perspectiva de archivo, Word es superior, pero PDF es una realidad y la conversión a otros formatos se basa en realizar el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) en cada página, lo que puede dar malos resultados.

Obsolescencia de la aplicación

El procesamiento de textos fue una de las primeras aplicaciones informáticas. Una vez hubo una gran cantidad de ellos: Wikipedia enumera 63 en su sección histórica. Cada uno tenía sus propios seguidores vociferantes. Ahora, la elección suele ser Microsoft Word o Microsoft Word. Para su mérito, Word es capaz de leer una amplia variedad de formatos de documentos, aunque la capacidad probablemente formaba parte de su plan para ganar cuota de mercado.

Word también ha incluido muchas de las capacidades de sus rivales, en la medida en que muchas de las características solicitadas para Word ya están presentes; el problema es que los usuarios no pueden encontrarlas. Aunque la capacidad de Word para leer formatos heredados se redujo con la introducción de Office 2007, aún puede leer archivos de Word Perfect. Afortunadamente, los formatos más antiguos generalmente no son sofisticados y la tarea de extraer texto, si no formatear, de documentos de procesamiento de texto obsoletos no es difícil.

Para más aplicaciones con una base de usuarios más pequeña, como la edición de video, la compatibilidad con versiones anteriores puede ser considerablemente peor, ya que los usuarios deben mantener una computadora vieja con el único propósito de ejecutar una versión particular de una aplicación.

Formatos de archivos multimedia

La sacudida masiva de los formatos de almacenamiento y las aplicaciones que ha ocurrido para el procesamiento de texto no se ha extendido a los archivos multimedia (imágenes, videos y grabaciones de audio). Hay cientos de formatos disponibles, pero algunos se han vuelto comunes.

Imagenes

La visualización de imágenes es ahora una parte esencial de todos los sistemas operativos y las aplicaciones para este propósito están integradas en todos los dispositivos modernos. Todos ellos pueden leer archivos en formato JPEG. El formato JPEG tiende a ser el estándar para las cámaras digitales no profesionales, incluidas las de los dispositivos móviles, ya que incluye un nivel variable de compresión y, por lo tanto, un tamaño de archivo, lo que lo hace atractivo para los diseñadores. Las cámaras profesionales suelen utilizar el formato RAW sin comprimir.

Además del formato de la imagen, se debe considerar agregar información sobre la imagen: quién, cuándo y dónde. Esto se puede agregar como metadatos de archivo, o de manera más sólida, agregar a los píxeles de la imagen como un título: vea esto Artículo de TurboFuture en el tema. Para los usuarios de Windows, Caption Pro es el producto recomendado. La página web Todo sobre fotografías digitales - Genealogía trata los problemas de la conservación a largo plazo.

Videos

Para los videos, el almacenamiento comprimido es esencial, especialmente a medida que la resolución de video continúa aumentando. El factor de compresión es, por tanto, mucho más importante que para las imágenes y la constante evolución de los algoritmos, ya que esto significa que los formatos de almacenamiento cambian constantemente, y los fabricantes de la misma marca de videocámaras incluso cambian su formato de almacenamiento entre modelos. Los dispositivos capaces de grabar videos, como los teléfonos móviles, pueden mostrar los videos que han grabado, pero las aplicaciones de visualización de video de propósito general, como las integradas en Windows 10, no decodificarán algunos de los formatos. El formato MPEG -4 o MP4 es posiblemente el formato más utilizado, legible en casi todos los sistemas. AVI es otro formato popular.

Audio

Para las grabaciones de sonido, el formato MP3 ha asumido una posición de liderazgo entre una serie de opciones, algunas utilizan compresión y otras no. El formato MP3 está comprimido, y durante muchos años los audiófilos consideraron las grabaciones MP3 como inferiores, ya que los artefactos de compresión aparecen a velocidades de bits bajas. Sin embargo, a medida que aumentaron las velocidades de bits, los artefactos disminuyeron hasta el punto en que las objeciones al formato ya no son válidas. Para las grabaciones caseras de voz, las grabaciones MP3 que utilizan una velocidad de bits de 192 kbps proporcionan una calidad más que adecuada.

Formatos de documentos

El mejor formato para los documentos es una cuestión más compleja. Los formatos más comunes son actualmente Adobe PDF (Portable Document Format) y Microsoft Word.

El formato PDF se promociona a sí mismo como un medio para facilitar la presentación y el intercambio de documentos de manera confiable, independientemente del software, hardware o sistema operativo. Ofrece estándares para uso de ingeniería, impresión y archivo, y recientemente ha agregado la firma digital a su capacidad y puede contener imágenes incrustadas. La opción de archivo excluye algunas características que pueden ser difíciles de mantener en el futuro. Respaldado por una gran empresa, Adobe PDF Reader está ampliamente disponible y es gratuito, y los archivos PDF se han vuelto extremadamente comunes en los sitios web y dentro de las organizaciones.

A pesar de estar basado en un estándar abierto, los archivos PDF ilegibles no son infrecuentes, como lo indicará una búsqueda en Google de esta frase. Los organizadores de conferencias que reciban cientos de archivos PDF darán fe de ello. Hay muchos programas que pueden escribir, editar y anotar archivos PDF y algunos de ellos pueden producir archivos de salida ilegibles. Microsoft Word finalmente ha reconocido la prevalencia de PDF y lo ofrece como una opción de formato de guardado nativo. En el caso de archivos PDF ilegibles, es muy poco lo que se puede hacer sin la ayuda de un especialista.

Sería muy deseable asegurarse de que los archivos PDF sean legibles antes de agregarlos a un envío para un futuro lejano, pero en la actualidad, no parece haber ninguna aplicación para verificar la accesibilidad de un gran número de archivos PDF como un lote.

El formato interno de Microsoft Word pasó de un formato binario patentado (aunque bien conocido) al formato Office Open XML en 2007. Este formato utilizado por todos los documentos de aplicaciones de autoría de Microsoft Office con extensiones de 4 letras (p. Ej., .Docx, .docm, .xlsx) es en realidad, un archivo Zip que contiene varios archivos XML que describen el documento. Si tiene un documento de aplicación de creación de Word u Office que no puede abrir o que se representa incorrectamente, los elementos del mismo son mucho más accesibles que en un archivo PDF y, por esta razón, es preferible como formato de archivo. Se obtienen pocas ventajas al guardar documentos creados en Word en formato PDF / A (archivo).

¿Qué es la compresión de datos?

La compresión de datos es un medio de utilizar menos bits para representar datos digitales. La compresión sin pérdida significa que los datos originales se pueden recuperar con perfecta fidelidad. La compresión con pérdida significa que los datos originales no se pueden recuperar, pero si la calidad del algoritmo de compresión es lo suficientemente buena y el grado de compresión es lo suficientemente pequeño, la pérdida de datos no es perceptible o mínimamente perceptible. La compresión con pérdida se utiliza en el formato de imagen JPEG y el formato de audio MP3.

¿Debo escanear documentos?

El escaneo de documentos e imágenes para su conservación a largo plazo tiene muchas ventajas. Para las impresiones en color, la exposición prolongada a la luz elimina el componente rojo del color, lo que da como resultado la apariencia azul verdosa de muchas impresiones en color que se exhiben en hogares y oficinas. El escaneo del original permite la recreación de la impresión original a un costo modesto cuando se hace evidente la decoloración. Es posible que los colores no sean exactamente los mismos que en la impresión escaneada, pero el resultado será mucho mejor que un original descolorido. Incluso hay cierto margen para restaurar los elementos rojos que faltan en la imagen.

Las imágenes escaneadas también se pueden compartir fácilmente y es posible que las copias de los destinatarios sigan estando disponibles cuando se pierdan las imágenes en la computadora del remitente.

Los escáneres suelen ofrecer formato PDF como opción de salida, ya que el formato puede incluir imágenes y un formato de varias páginas. Estos archivos PDF tienen poco o ningún texto electrónico y hay menos probabilidades de que los archivos sean ilegibles que los PDF generados por otros medios.

Para agregar subtítulos a una serie de imágenes escaneadas, guarde cada escaneo como una imagen separada y luego subtitúlelos con un programa de subtítulos dedicado como Caption Pro y combínelos en un solo archivo PDF usando una herramienta como PDF Shaper (gratis para uso personal usar) o importar las imágenes a Word y agregar las leyendas como cuadros de texto. El documento de Word se puede guardar en formato PDF si lo desea.

Cabe señalar que los documentos de texto escaneados almacenan las páginas como imágenes en lugar de como texto electrónico. Se requiere el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para generar texto con capacidad de búsqueda. Los escáneres pueden tener esta función incorporada y el OCR está disponible desde una serie de aplicaciones que se ejecutan en equipos de escritorio o como aplicaciones web. La calidad del OCR ha mejorado mucho en los últimos años, pero generalmente se requieren documentos fuente de alta calidad. Si desea asegurarse de que se puedan realizar búsquedas en sus archivos PDF escaneados, deberá ejecutarlos a través de un programa de OCR.

Si un archivo PDF contiene texto con capacidad de búsqueda o no, se puede determinar abriendo el archivo PDF con Acrobat Reader y haciendo clic en una página. Si todo está resaltado y el cursor cambia a una flecha, el texto existe solo como una imagen y no se puede buscar como se muestra a continuación:

Si el cursor cambia a la herramienta de texto como se muestra a continuación, y el resaltado solo ocurre cuando se mueve el cursor, entonces el documento contiene texto electrónico y se puede buscar.

Opciones de medios de almacenamiento para el archivo de datos digitales

En la era pre-digital, una caja de zapatos o un álbum de recortes proporcionaba una forma natural de guardar las fotos familiares; se podía escribir información adicional en el reverso de las fotos o debajo de ellas en una página del álbum de recortes. La mayoría de las familias tienen una caja de fotos antiguas, que a menudo datan de principios del siglo XX y las fotos que contienen a menudo están muy bien conservadas, gracias a las excelentes cualidades de archivo del papel utilizado en esa época y al proceso de gelatina de plata utilizado para el blanco y negro. impresión. Estas impresiones pueden estar en mejores condiciones que las impresiones en color de hace 20 años, que con frecuencia se pegan juntas en los sobres en los que se recibieron.

Las impresiones en papel pueden tener problemas debido al ataque de insectos, hongos, malas calidades de archivo del papel y pegamentos, y la decoloración de las imágenes en color. Estos pueden resultar en la degradación o incluso la destrucción de las fotos, pero en general, son menos graves que la inaccesibilidad total que puede afectar a los datos digitales almacenados.

Para las imágenes digitales de hoy, hay que elegir el formato de almacenamiento y los medios de almacenamiento. Sea lo que sea que se elija ahora, es poco probable que esté vigente dentro de 20 años; el desafío es facilitar la migración a lo que sea actual en el futuro. Este enfoque lo adoptan las instituciones gubernamentales de archivos, cuyo cometido suele ser hacer que los registros de las decisiones gubernamentales estén disponibles a perpetuidad. Su método de conservación consiste en almacenar al menos dos copias de cada documento electrónico en un sistema de almacenamiento aislado de Internet en un entorno seguro. Las copias generalmente se almacenan en diferentes ubicaciones físicas. Al menos una copia se deja en su estado original y otra se actualiza al formato actual. El sistema de almacenamiento se actualiza según sea necesario. Estas instituciones tienen muchos más recursos disponibles que los usuarios domésticos, pero los desafíos que enfrentan ambas son similares.

¿Cómo puedo cambiar el formato de varios documentos digitales?

Si desea cambiar el formato de cualquier documento digital que desee mantener a uno con mejores propiedades de archivo, existen varias herramientas que pueden ser útiles. Para las imágenes, el popular programa gratuito de edición de imágenes IrfanView tiene funciones de cambio de nombre por lotes. Para los videos, hay varios programas de conversión por lotes disponibles tanto como aplicaciones de escritorio como web. Puede encontrar una revisión de 2018 aquí. Aquí también se puede encontrar una revisión similar de las herramientas de conversión de audio por lotes.

Opciones para medios de almacenamiento

A pesar de su probable obsolescencia futura a medida que se disponga de medios con mayores capacidades de datos y tasas de transferencia, los discos DVD, que codifican datos ópticamente no están sujetos a los tipos de fallas que pueden ocurrir con las unidades de disco magnético giratorias y como medios extraíbles, los controladores solo son necesarios para los dispositivos que los leen. Los discos DVD-R y DVD + R solo se pueden escribir (o grabar una vez). Para los discos, el proceso de grabación con láser cambia la opacidad de una capa de tinte sobre una capa de metal reflectante en un pequeño pozo para codificar valores de bits.

Para los discos regrabables (DVD-RW, DRV + RW), el proceso de grabación cambia la fase de la capa de aleación de metal y los datos pueden borrarse después de escribirse. Las cualidades de archivo de todos los tipos de DVD se describen en detalle aquí. Los discos de doble capa (DVD-R DL) tienen dos capas grabables dentro de cada disco y ofrecen capacidades de almacenamiento de 8,5 GBytes en lugar de los 4,7 GBytes de los discos de una sola capa. Esta capacidad adicional puede ser útil, pero los discos vírgenes son más caros y los problemas de grabación y reproducción son más comunes.

Para los DVD-R grabados de una sola capa, se prevé una vida útil de hasta 30 años, pero con una variación considerable entre las marcas. Incluso las marcas premium comercializadas con calidad de 'archivo' pueden verse afectadas por la ilegibilidad en el futuro. Una institución cultural australiana ha encontrado DVD ilegibles con calidad de archivo hechos por un fabricante de renombre en la década de 2000. El síndrome del cobertizo pegajoso que afecta a la cinta magnética indica que incluso los fabricantes de renombre a veces pueden producir productos con propiedades de archivo deficientes.

Se prevé que los DVD regrabables tengan una vida útil más corta, y la reescritura repetida también puede disminuir su rendimiento. Esto y el costo adicional, hacen de discos DVD de escritura única en lugar de regrabables recomendados para uso de archivo. No está claro si el costo adicional de usar oro en lugar de aluminio como capa reflectante está justificado, ya que es probable que la obsolescencia tecnológica los afecte antes de la degradación física. También se recomienda el uso de una marca de renombre (como Verbatim) y evitar las marcas "Sin nombre". Para minimizar la degradación, los discos deben mantenerse alejados de la luz ultravioleta, manipularse con cuidado y no reescribirse en exceso. La alta humedad también puede causar daños.

Para permitir la detección temprana de cualquier problema con la escritura de DVD, todos los discos creados deben leerse después de la creación.

Los discos Blu-ray son soportes ópticos con una mayor capacidad de almacenamiento que los DVD (25 GBytes para una capa, hasta 100 GBytes para discos multicapa). Los lectores y escritores de Blu-ray aún no son estándar en PC o portátiles, pero pueden llegar a serlo. Utilizan un material diferente para codificar bits de DVD, y los fabricantes citan una vida útil de más de 100 años, pero la base de estas estimaciones no está clara.

Las unidades USB externas (que utilizan discos magnéticos) ofrecen una capacidad de almacenamiento de varios terabytes a un costo muy bajo, pero estos dispositivos requieren un software de controlador que debe ser compatible con el sistema operativo de la computadora a la que están conectados. La falta de software controlador es una razón común de la obsolescencia tecnológica de los dispositivos. Las fallas mecánicas y electrónicas también pueden dar lugar al temido mensaje "Dispositivo USB no reconocido".

El almacenamiento en la nube se anuncia ampliamente como una solución conveniente para la copia de seguridad y se puede utilizar para el almacenamiento de archivos. El almacenamiento en la nube se encuentra comúnmente en discos magnéticos en un centro de datos remoto (posiblemente en otro país), donde el mantenimiento y las actualizaciones son realizadas por personal calificado. Muchos proveedores de la nube (como DropBox y OneDrive) ofrecen una cuota de almacenamiento gratuita de varios gigabytes, y se aplican cargos si se excede la cuota. Esto puede ser adecuado para fotos, pero los archivos de video modernos de alta resolución pueden ser muy grandes. Otros proveedores de la nube solo ofrecen almacenamiento de pago, pero generalmente a un costo menor por gigabyte. La transferencia de datos hacia y desde la nube puede ser un problema para grandes volúmenes si se excede su cuota de datos mensual; la velocidad de carga y descarga puede reducirse drásticamente o incurrir en cargos adicionales.

Un riesgo del almacenamiento en la nube es que el proveedor de la nube cierre el negocio o sea absorbido. Las adquisiciones pueden resultar en un aumento de los cargos, cuotas reducidas o incluso la pérdida de datos almacenados. Sin embargo, las cuotas también pueden aumentarse después de una adquisición, o las tarifas pueden reducirse frente a la competencia. Las interrupciones pueden provocar un retraso en el acceso a los datos archivados. Existe cierto riesgo de que el proveedor sea desconectado por razones legales, esto sucedió de manera espectacular con el servicio MegaUpload en 2012 por violación de derechos de autor, pero no ha habido ningún evento comparable desde entonces.

Otros peligros para el almacenamiento en la nube son fallas técnicas, como la pérdida de datos almacenados con MySpace en 2019, que aparentemente surgió durante la migración de datos. El auge y caída de MySpace (fue el sitio de redes sociales más popular entre 2005 y 2008) es una advertencia saludable de la volatilidad de tales servicios. Facebook es el gigante de las redes sociales en la actualidad, pero puede que no lo sea en el futuro.

La pérdida de correos electrónicos web es más común, particularmente cuando un servicio es absorbido por otro. Estas pérdidas atraen menos atención, ya que se recomienda a los usuarios que descarguen y realicen copias de seguridad de sus correos electrónicos de estos servicios con regularidad.

A largo plazo, la pérdida de las credenciales de acceso puede resultar en dificultades para acceder al almacenamiento en la nube. Puede ser difícil mantener las credenciales de acceso durante largos períodos de tiempo y los requisitos de complejidad de la contraseña pueden aumentar.

Un problema más grave es el cese de los pagos por el almacenamiento en la nube de pago. La mayoría de los proveedores de almacenamiento en la nube cancelarán el acceso si no se realizan pagos regulares y, finalmente, eliminarán los datos almacenados si los atrasos son lo suficientemente grandes. Como sabrá cualquier persona que se haya ocupado de la administración de un patrimonio de fallecidos, puede ser muy difícil establecer los compromisos financieros continuos del fallecido y las credenciales para acceder al almacenamiento en la nube, especialmente si la muerte fue inesperada. Si los pagos regulares se realizan a través de una tarjeta de crédito, y la tarjeta de crédito y las cuentas de correo electrónico están cerradas, los recordatorios por correo electrónico sobre las tarifas vencidas no se tomarán en cuenta. Esto puede resultar en la eliminación de datos de archivo almacenados en la nube.

Correo electrónico

Si bien la mayoría de los mensajes de correo electrónico son efímeros o de poco interés para las generaciones futuras, el correo electrónico puede incluirse en los datos digitales que desea conservar.

Si utiliza un cliente de correo electrónico local como Microsoft Outlook, los mensajes pueden guardarse en el servidor de correo o descargarse en un archivo de almacenamiento local cuando se recibe o envía correo. La capacidad del servidor de correo suele ser limitada, por lo que la descarga de mensajes garantiza que nunca se exceda la capacidad del servidor de correo. Si deja correos electrónicos en el servidor, deberá descargarlos para archivarlos. Los archivos de almacenamiento locales pueden ser muy grandes y pueden actualizarse cada vez que se comprueba un servidor de correo en busca de correo nuevo, lo que dificulta la copia de seguridad, pero se pueden archivar de la misma manera que las fotos y los videos. Los archivos de archivo de correo electrónico de gran tamaño son propensos a la corrupción, y Microsoft proporciona una utilidad (scanpst.exe) para detectar y corregir errores en los archivos de archivo de correo electrónico PST utilizados por el cliente de correo electrónico de Outlook. Otros clientes de correo electrónico pueden almacenar mensajes individuales como archivos individuales.

Si se utiliza un servicio de correo electrónico web como Gmail y se accede a él a través del navegador web, los propios mensajes se almacenan en un servidor remoto como almacenamiento en la nube, no en su máquina local. Este arreglo es muy conveniente, pero nuevamente depende de sus credenciales para acceder. Los cambios en las direcciones de correo electrónico debido a adquisiciones y fusiones pueden resultar en la pérdida de acceso a los correos electrónicos incluso si las credenciales son válidas.

El único seguro contra la pérdida de correos electrónicos web es descargar regularmente su archivo de correo electrónico de su proveedor de correo electrónico web y tratar el archivo descargado de la misma manera que sus fotos y videos. Gmail aconseja a los usuarios que realicen copias de seguridad de sus mensajes periódicamente desde sus servidores y les proporciona instrucciones para hacerlo. El archivo de almacenamiento descargado requerirá un cliente de correo electrónico local para leer los mensajes.

Secuestro de datos

Se llevan a cabo todo tipo de actividades para intentar ganar dinero en Internet, en su mayoría legales y principalmente vendiendo bienes y servicios. Los servicios para facilitar la venta (como PayPal) hacen todo lo posible para inspirar confianza en una transacción con alguien o una organización poco familiar para un comprador, posiblemente en otro país. También han surgido métodos ilegales para obtener dinero: estos pueden incluir facturas falsas, chantaje ficticio e intentos de robar credenciales solicitándole que acceda a un sitio web falso (phishing). Todos estos requieren cierto nivel de credulidad por parte del usuario para tener éxito.

Otro malware no requiere ninguna acción por parte del usuario: los programas maliciosos para registrar todas las pulsaciones de teclas (como las que se utilizan para servicios bancarios o financieros por Internet) y transmitirlas a un ciberdelincuente pueden cargarse inadvertidamente al visitar un sitio web comprometido o malicioso o abrir un archivo adjunto de correo electrónico. Esta es la razón por la que los sistemas operativos como Windows hacen que la instalación de cualquier programa sea tan complicada.

Si el malware logra evadir los sistemas de detección ahora integrados en Windows y cualquier otro programa antivirus (o de seguridad) que utilice, una de las amenazas más insidiosas es la denegación del acceso a sus datos a menos que se pague un rescate. Esta forma de malware se conoce como ransomware y la combinación de un potente cifrado integrado en las computadoras modernas y las transacciones financieras imposibles de rastrear que proporcionan las criptomonedas como Bitcoin lo han convertido en una propuesta muy atractiva para los ciberdelincuentes. El ransomware generalmente opera encriptando archivos de datos, como fotos digitales, y luego cobrando un rescate para descargar una aplicación para desencriptarlos. La mayoría de las personas con grandes colecciones de fotografías y documentos familiares cifrados simplemente pagarán para recuperar el acceso.

Para minimizar la posibilidad de que esto suceda, hay algunas pautas simples a seguir:

• Mantenga siempre actualizado su sistema operativo. Muchas actualizaciones están tapando los agujeros de seguridad que el malware puede aprovechar. Puede ser tedioso esperar mientras se ejecutan las actualizaciones, pero las versiones recientes de Windows contienen software anti-malware que intenta identificar y poner en cuarentena el software malicioso mediante patrones de bits distintivos presentes en el malware. A medida que aparece un nuevo malware, las firmas se comparten entre los proveedores de software para detectar malware. Ésta es una de las razones por las que las actualizaciones son tan frecuentes.
• Si su sistema operativo no tiene anti-malware incorporado, use una aplicación de terceros para este propósito.
• Sospeche mucho de abrir archivos adjuntos de correo electrónico de una fuente desconocida.
• Realice copias de seguridad con frecuencia y mantenga sus medios de copia de seguridad desconectados de su computadora. El ransomware cifrará sus copias de seguridad si se puede acceder a ellas desde su computadora. Su copia de seguridad de los datos no cifrados es lo único que lo salvará del ransomware. A veces, el asistente de una empresa de seguridad puede romper el cifrado, que luego lanzará una aplicación de descifrado, pero esto no siempre sucede.

¿Qué medio de almacenamiento debo utilizar para datos digitales?

En su libro "Managing the Digital You", Melody Condron analiza las opciones de almacenamiento de fotos digitales y hace las siguientes afirmaciones:

• Los discos duros externos tienen tasas de falla más altas cuando no se ejercitan con regularidad, es decir, cuando se dejan en una caja o armario, y deben reemplazarse cada tres o cinco años.
• Las unidades flash pueden durar de cinco a diez años.
• Los medios de almacenamiento óptico, como los CD y DVD, no son buenos medios de almacenamiento a largo plazo.

La estimación de la vida útil de la unidad externa parece provenir de informes sobre la confiabilidad del disco producidos por el proveedor de servicios en la nube Backblaze, quien informó en 2015 que el 80% de las unidades en su almacenamiento duraron más de 4 años y que las tasas de falla aumentaron exponencialmente después de este tiempo. Los discos cuyo rendimiento se informó habrían estado girando continuamente. No se dan estimaciones de la vida útil de los discos que no se suministran continuamente con energía, pero se esperaría que fuera mucho mayor. La duración de los discos USB magnéticos cuando se mantienen en su mayoría sin alimentación es una pregunta que se hace ocasionalmente en los foros técnicos. Una respuesta a esta pregunta en SuperUser observa que la magnetización en los platos del disco decae con el tiempo con una vida media de aproximadamente 70 años, lo que hará que el disco sea ilegible y sugiere reescribir los datos cada pocos años, pero otra respuesta no está de acuerdo con esto. . Otras respuestas brindan experiencias personales con problemas de almacenamiento a largo plazo. Aquí se analiza el requisito de "ejercitar" unidades de estado sólido y magnéticas externas. El autor recomienda encender de vez en cuando unidades magnéticas para evitar problemas mecánicos, pero no sugiere volver a escribir los datos.

La vida útil de los dispositivos de almacenamiento flash (de estado sólido) cuando se mantienen sin alimentación es un tema muy complejo, debido a las muchas implementaciones diferentes de la tecnología de almacenamiento. Un artículo del fabricante de equipos de prueba National Instruments analiza muchos de los problemas. Las características comunes de todas las implementaciones son

• Un número limitado de ciclos de lectura-escritura antes de que aumente la tasa de error.
• La vida útil de almacenamiento sin alimentación de los dispositivos que utilizan memoria de estado sólido disminuye a medida que aumenta la temperatura de almacenamiento.

A medida que la capacidad de las unidades de estado sólido se acerca a la de las unidades magnéticas, su pequeño tamaño y conveniencia las convierten en una opción atractiva para el almacenamiento a largo plazo. Los reemplazos de SSD para unidades magnéticas generalmente tienen un almacenamiento de mayor calidad que las 'unidades de memoria USB' que ahora están ampliamente disponibles. No parece haber una estimación confiable de la vida útil del dispositivo, ya sea en estado con o sin energía, pero hay una multitud de evidencia anecdótica, que varía de 10 años hacia abajo.

Otro problema con las unidades de memoria USB es que, debido a que son pequeñas, baratas y, a menudo, sin etiquetar, las personas que administran un patrimonio de fallecidos pueden percibir que no tienen valor y, como resultado, las descartan.

La base de que Condron considere que los discos ópticos no son adecuados para el almacenamiento a largo plazo parece ser un informe del NIST que analiza las tasas de error en los discos ópticos expuestos a condiciones adversas, pero el resumen afirma: "Los resultados iniciales muestran que los medios ópticos de alta calidad tienen características muy estables y pueden ser adecuado para aplicaciones de almacenamiento a largo plazo. Sin embargo, los resultados también indican que existen diferencias significativas en la estabilidad de los medios ópticos grabables de diferentes fabricantes ". Las condiciones en las que se probaron los discos rara vez se encontrarían en un entorno de archivo doméstico.

Hay muchas referencias sobre el cuidado de los soportes ópticos, como Mueller (2011) quien observó que los rayones en el lado de la etiqueta son un problema mucho mayor que en el otro lado, donde se pueden pulir en muchos casos. Se deben utilizar bolígrafos especiales para escribir en el lado de la etiqueta de los discos, ya que los disolventes pueden dañar la capa de laca. Otra guía útil para el cuidado de los discos ópticos la proporciona el Council on Library and Information Resources, que afirma que "los CD y DVD pueden ser fiables durante muchas décadas con un manejo adecuado".

Mis recomendaciones

Para volúmenes de almacenamiento modestos que se pueden acomodar en una cantidad manejable de discos DVD, esto probablemente representa la mejor opción de almacenamiento local para usuarios domésticos, siempre que la lectura y escritura de discos DVD estén disponibles fácilmente. Los custodios de los discos deben ser conscientes de su posible obsolescencia y estar preparados para copiar datos en un medio de almacenamiento diferente si es necesario. Los discos DVD generalmente sobrevivirán a la inmersión en agua sucia en caso de inundación, ya que los datos se almacenan en pozos reflectantes dentro del cuerpo de policarbonato del disco. Sin embargo, serán destruidos por el fuego, a menos que se guarden en una caja fuerte a prueba de fuego. Los altos niveles de humedad y polvo también pueden afectar la legibilidad. Los riesgos de problemas basados ​​en el fabricante (como el síndrome del cobertizo pegajoso que afecta a la cinta magnética) se pueden mitigar mediante la duplicación utilizando discos de un fabricante diferente.

Si tiene terabytes de datos, una unidad USB extraíble con un disco magnético puede ser la mejor opción de almacenamiento. El uso de una marca y un tipo populares hace que sea probable que los controladores estén disponibles en los sistemas operativos futuros. Solo conecte la unidad a la computadora mientras copia datos, ya que la conexión permanente significa que el ransomware en la computadora host puede cifrar sus datos de archivo.

Las unidades USB extraíbles que utilizan discos magnéticos no funcionarán después de la inmersión en agua, ya que tienen partes móviles y circuitos internos, pero los datos que contienen generalmente los pueden recuperar los proveedores de servicios especializados. Al igual que los DVD, las unidades extraíbles serán destruidas por el fuego a menos que se guarden en una caja fuerte a prueba de fuego. Los datos de las unidades USB dañadas por el fuego pueden recuperarse, según el grado de daño.

El almacenamiento en la nube proporciona diversidad geográfica y un seguro contra la destrucción física de los medios de almacenamiento, como puede ocurrir en caso de incendio o inundación. Su uso, junto con el almacenamiento en medios físicos, probablemente representa la mejor solución a largo plazo para los usuarios domésticos, pero se requiere un almacenamiento cuidadoso de las credenciales de acceso, junto con acuerdos de pago sólidos si se utiliza almacenamiento en la nube de pago. Google proporciona la descarga de datos almacenados a través de una dirección de correo electrónico confiable después de un período de inactividad de la cuenta utilizando su Administrador de cuentas inactivas, y Facebook tiene opciones similares disponibles como controles heredados. Los objetos físicos, como los medios de almacenamiento, se conservan con mucha más facilidad durante décadas que los elementos intangibles como las credenciales.

El tamaño cada vez menor de los dispositivos informáticos y el uso cada vez mayor del almacenamiento en la nube significa que algunos dispositivos no tienen forma de acceder al almacenamiento externo de ningún tipo. Se espera que todo el acceso sea a través de la nube. Las unidades de DVD / CD han sido las primeras en desaparecer de las computadoras portátiles y los puertos USB pueden ser los próximos en desaparecer.

Almacenar cualquier dato en una plataforma en la nube significa que pierde el control absoluto: el personal de almacenamiento en la nube puede acceder a sus datos y potencialmente las agencias gubernamentales o los piratas informáticos. Si bien este escenario no es particularmente amenazante para las fotos familiares, puede haber circunstancias en las que no desee que nadie a quien no haya autorizado vea sus datos. En esta situación, evite el uso de almacenamiento en la nube o considere la posibilidad de utilizar cifrado, pero recuerde poner los detalles del descifrado a disposición de cualquiera que lo necesite.

El almacenamiento en la nube es generalmente muy confiable, pero el acceso a él depende de la conectividad de la red, que puede ser menos confiable. Downdetector.com monitorea el estado de muchos servicios en línea, incluidos los proveedores de nube OneDrive, Google Drive y DropBox. Sus resultados pueden orientar su elección de proveedor de almacenamiento en la nube.

Puede encontrar una descripción de los arreglos de archivo personal de un especialista en preservación digital aquí. Sin embargo, el usuario medio no tendría un nivel tan alto de conocimientos técnicos. Los usuarios expertos en tecnología pueden adoptar el enfoque institucional de conservar solo las unidades extraíbles durante un período de tiempo (como 5 años) y luego copiar el contenido en nuevas unidades. Este enfoque significa que la vida útil de la unidad de disco extraíble no es un problema. Sin embargo, al observar un período de tiempo de varias décadas, las unidades pueden convertirse en propiedad de alguien menos conocedor de la tecnología que no sigue el protocolo de copia, en cuyo caso la vida útil de la unidad vuelve a ser un problema.

¡Ayudar! No puedo leer desde mi dispositivo de almacenamiento

La lectura y escritura de DVD suele ser la primera funcionalidad que se pierde de las computadoras portátiles debido a las demandas mecánicas de rastrear las tiras de datos muy estrechas en los medios de almacenamiento óptico por la unidad de DVD y el espacio restringido para la unidad disponible en una computadora portátil. Si los DVD no se pueden leer, esta puede ser la causa más que la degradación del DVD. Intente leer en otra máquina o compre una unidad de DVD externa que se pueda conectar a través de un puerto USB.

Para otros problemas, escriba su pregunta en un motor de búsqueda en la Web y podrá encontrar una manera de resolver su problema. Si no encuentra uno o no se siente capaz o dispuesto a hacer lo que sugiere, busque "recuperación de datos". Las empresas que se especializan en esta área pueden ayudar, pero sus servicios no son baratos. Si sus datos se encuentran en un medio que ya no es ampliamente compatible (como un disquete o una unidad Zip en la actualidad), probablemente podrá encontrar una empresa que copie los datos en un dispositivo o medio desde el que pueda leer.

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