Contenido
- Ejemplo de conjunto de datos
- ¿Qué es una macro?
- Cómo grabar una macro
- Botón Grabar macro
- Ejemplo 1: Creación de una tecla de método abreviado de filtro
- Ejemplo 2: Creación de una tecla de método abreviado de filtro transparente
- Editar las teclas de acceso directo
- Guardar el libro de trabajo
- La Biblia Excel 2019
Joshua es un estudiante de posgrado en la USF. Tiene intereses en tecnología empresarial, análisis, finanzas y lean six sigma.
La creación de accesos directos con teclas de acceso directo dentro de Microsoft Excel es una excelente manera de acelerar las tareas durante la jornada laboral. Muchas tareas se pueden automatizar creando una macro y luego asignándola a una tecla de método abreviado personalizada. En este tutorial cubrimos qué es una macro, cómo grabar una y discutimos algunos ejemplos de accesos directos que puede crear dentro de una hoja de cálculo. A lo largo de este texto, usaremos la siguiente tabla para ilustrar ejemplos. Descargue el libro de trabajo de ejemplo aquí si desea seguir junto con los ejemplos.
Ejemplo de conjunto de datos
¿Qué es una macro?
Una macro es un bucle de código VBA que se puede crear escribiendo manualmente el código o registrando las acciones realizadas para crear el código. Una vez creado el código, la macro se puede asignar a un objeto como un botón o una tecla de método abreviado. El uso de macros puede ahorrar mucho tiempo para tareas monótonas que deben repetirse a lo largo de la jornada laboral. No es necesario crear la macro solo para tareas repetitivas. Es posible que desee crearlos para tareas que requieren una inmensa cantidad de tiempo para completarse. Por ejemplo, suponga que tiene un documento .csv que recibe con regularidad y su trabajo es crear el mismo informe con esos datos sin procesar. Si los datos le llegan en el mismo formato, puede convertir esa tarea de 20 minutos en una tarea de 2 segundos con el poder de la macro de Excel. A los efectos de este artículo, solo crearemos una macro con la grabadora de macros de Excel y asignaremos las macros a un atajo del teclado.
Cómo grabar una macro
Consulte el botón de grabación de macro en la esquina inferior izquierda de la pantalla en la siguiente ilustración. Una vez que se hace clic en este botón, todas las acciones realizadas dentro del programa Excel se pueden registrar paso a paso. El botón macro se convertirá en un botón de parada de forma cuadrada que debe presionarse para finalizar el proceso de grabación.
Botón Grabar macro
Ejemplo 1: Creación de una tecla de método abreviado de filtro
En este primer ejemplo vamos a filtrar por disciplina y luego por ventas superiores a $ 5,000. Una vez que se activa la grabadora de macros haciendo clic en el botón de la grabadora de macros, aparece otra ventana. Aquí es donde se personaliza el acceso directo para la operación. La macro necesita un nombre, una tecla de método abreviado y, opcionalmente, puede poner una descripción. Después de hacer clic en Aceptar, la macro comienza a grabar.
Primero, lo que se necesita es filtrar solo por la disciplina de pediatra. Para encontrar las opciones de filtro para la disciplina, haga clic en la flecha hacia abajo en el encabezado de la disciplina. Desmarque "Seleccionar todo", marque "Pediatra" y luego haga clic en el botón Aceptar para continuar.
A continuación, haga clic en la flecha hacia abajo en el encabezado Total para que aparezcan las opciones de filtro para esa columna. Para mostrar solo un número mayor, menor o igual a un cierto número, debe encontrar la opción "Filtros de números". Lo que se debe mostrar son los registros superiores a $ 5,000, por lo que se debe hacer clic en "mayor que".
Debería aparecer el cuadro Autofiltro personalizado. En este punto, debemos verificar para asegurarnos de que se seleccionó la opción mayor que y escribir 5000 para ese filtro. Después de hacer clic en Aceptar, se aplicará el filtro secundario.
Para detener el proceso de grabación de macros, es necesario presionar el botón cuadrado en la parte inferior de la esquina izquierda. La siguiente ilustración muestra los datos después de que se agregaron los dos filtros. Para realizar un seguimiento de los accesos directos que crea, puede insertar un cuadro de texto como referencia. Si se agrega un cuadro de texto, asegúrese de mantenerlo arriba y fuera del camino de los registros.
Ejemplo 2: Creación de una tecla de método abreviado de filtro transparente
Ahora que existe un mecanismo para crear el informe, me gustaría poder volver a la tabla original con el uso de un acceso directo. Para hacerlo, comience haciendo clic en el botón Grabar macro. En esta ocasión crearemos un atajo con mayúscula. Cuando use una letra mayúscula para una tecla de método abreviado, tendrá que usar las teclas de control y mayúsculas para activar la macro. Después de completar la fecha necesaria y hacer clic en Aceptar, la macro comenzará a grabar.
Para borrar ambos filtros de la tabla, vaya a la tabla Inicio y busque la sección Editar a la derecha de su pantalla. Haga clic en Ordenar y filtrar y luego en Borrar. Esto eliminará todos los filtros hechos a la mesa.
Después de hacer clic en el botón cuadrado de parada en la esquina inferior izquierda, ahora puede alternar dentro y fuera del tipo que se creó con las teclas de acceso directo Ctrl + ky Ctrl + Shift + K.
Editar las teclas de acceso directo
En algún momento, es posible que desee editar sus teclas de método abreviado. Por ejemplo, utilicé Ctrl + k como atajo para ordenar la tabla, pero Ctrl + k ya tenía una función asociada. La función normal de Ctrl + k es insertar un hipervínculo. Por esta razón, me gustaría cambiar la tecla de método abreviado a Ctrl + u. Para cambiar la tecla de acceso directo, debe ir a la pestaña de vista y hacer clic en el botón de macro en la sección de macro. Luego, haga clic en ver macros.
A continuación, elija la macro de la lista donde se debe cambiar la tecla de método abreviado de la lista. Haga clic en el botón de opciones y tendrá la oportunidad de cambiar la tecla de acceso directo.
Guardar el libro de trabajo
Los libros de trabajo que tienen macros grabadas deben guardarse con la extensión de archivo .xlsm. Para hacerlo, haga clic en la pestaña Archivo y luego haga clic en "Guardar como". Busque una ubicación para guardar el archivo y haga clic en la flecha hacia abajo a la izquierda del botón Guardar. Seleccione la opción "Libro de Excel habilitado para macros ( *. Xlsm)" y haga clic en guardar.
Para obtener más información sobre el uso de macros de Excel para aplicaciones comerciales, recomiendo el siguiente libro. He estado usando la Biblia de Excel durante años para mejorar mi comprensión de todos los aspectos de este producto de Microsoft.
